CareCreators
X
Create4Care

TaskCare

Ontdek met TaksCare de kracht van efficiëntie en geoptimaliseerde retourflows

De opdrachtgever

Create4Care

Datum

25 mei 23’ - 20 juni 23’

Ontwerpdoel

Het logistiek team helpen om de communicatie lijnen tussen afdelingen te vereenvoudigen zodat er een efficiënter retourbeleid ontstaat

Learnings

Inzicht gedreven

Door ons te concentreren op onderzoek gebaseerde en voortdurend te reflecteren op  onze eerdere beslissingen,  konden we doelgericht keuzes maken die resulteerden in een concept dat breder inzetbaar is.

Flexibiliteit als team waarde

Flexibiliteit was een cruciale eigenschap van ons als team. We zijn deze design challenge aangegaan door het beste van de situatie te maken, door ons goed in te zetten in de beperkte maar impact volle momenten met de doelgroepen en onze energie in te zetten op wat wel gedaan kon worden.

Meet the team

CareCreators: De ontwerpers achter TaskCare

Simone Romeijn

www.simoneromeijn.nl

Daan kroft

www.daankroft.nl

Rosalie Hollestein

www.rosaliehollestein.nl

Dayhana Herrera

www.dayhanaherrera.com
Ontwerpvraag

Hoe kunnen we een efficiënter retourbeleid faciliteren?

zodat hulpmiddelen op de juiste plek terecht komen en het logistieke personeel ondersteund wordt in hun werkwijze.
De huidige retourname process

Hoe doen ze dat nu?

Overzicht van de problemen en uitdagingen die zich voordoen in het huidige proces. (De-briefing, Create4Care, 25 april 2023)
Leidende inzichten
  • Geen overzicht van medische hulpmiddelen die er totaal zijn.
  • Communicatie verloopt niet via één communicatie middel, maar via online formulieren, telefoon & mond op mond.
  • Het controleren van opbergplekken is arbeidsintensief.
Onderzoek

Hoe hebben wij het probleem onderzocht?

We interviewde verschillende logistiek medewerkers om hun pijnpunten in het retourname process te achterhalen.
We lieten ons rondleiden in het Erasmus MC om het retourproces te observeren
We onderzochten verschillende technische mogelijkheden en betrokken experts in het meedenken over de oplossing
Inzichten

Bevindingen uit
ons onderzoek

Inzicht 1
Vanwege drukke schema's op verschillende afdelingen heeft het personeel geen tijd om zich bezig te houden met de administratieve taken van het retourproces
Bron: AEIOU observatie Erasmus MC CareCreators, 10 mei 2023
Inzicht 2
Het handmatig achterhalen van gereserveerde en geretourneerde middelen wordt bemoeilijkt doordat er geen directe link is tussen de aanvraag- en retourstappen.
Bronnen: Briefing, Create4Care, 25 april 2023 Debriefing, CareCreators, 9 mei , 2023 AEIOU observatie Erasmus MC CareCreators, 10 mei 2023
Inzicht 3
Zorg personeel is wantrouwig naar het retour proces van medische hulpmiddelen doordat er een gebrek aan duidelijkheid over retourneren van hulpmiddelen is, en er geen bewustwording over het belang ervan is.
Bronnen: 5 WHY’S Iteratie 1, Dayhana, 2, mei 2023 AEIOU observatie Erasmus MC CareCreators, 10 mei 2023
Inzicht 4
Als gevolg van het niet retourneren van medische hulpmiddelen zoals verwacht, is de medische techniek regelmatig niet in staat zijn om hulpmiddelen te leveren
Bronnen: 5 WHY’S Iteratie 1, Dayhana, 2, mei 2023 AEIOU observatie Erasmus MC CareCreators, 10 mei 2023
Inzicht 5
Er is een tekort aan communicatie en transparantie tussen verschillende afdelingen doordat ieder afdeling gefocust is op hun eigen taken en verantwoordelijkheden los van het impact dat het op de andere afdelingen heeft.
Bronnen: 5 WHY’S Iteratie 1, Dayhana, 2, mei 2023 AEIOU observatie Erasmus MC CareCreators, 10 mei 2023
Inzicht 6
Een duidelijk en gestroomlijnd retourproces voor geleende hulpmiddelen is essentieel om verwarring en verlenging van leenperiodes te voorkomen.
Bron: Contextual interview, Rosalie, 4 mei, 2023 5 WHY’S Iteratie 1, Dayhana, 2, mei 2023 AEIOU observatie Erasmus MC CareCreators, 10 mei 2023
Inzicht 7
Het optimaliseren van de beschikbaarheid en planning van medische hulpmiddelen kan helpen om de vraag te voldoen en de opnameduur van patiënten te verkorten.
Bronnen: 5 WHY’S Iteratie 1, Dayhana, 2, mei 2023 AEIOU observatie Erasmus MC CareCreators, 10 mei 2023
Inzicht 8
Efficiënte en tijdig levering van aanvragen is cruciaal voor het het logistiek team door het hoge aantal aanvragen die binnen een tijdbestek van een uur voltooid moeten worden.
Bronnen: Expert interview logistiek Team, Erasmus MC, 16 juni 2023. Statement cards, reconnect fase, Daan.
Inzicht 9
De logistiek medewerkers bepalen hun afhandelingsroute ops basis van verschillende data namelijk: Piekuren van lift gebruik, locatie trappenhuizen en zelf benoemde verzamelen punten(tussen stops).
Bronnen: Expert interview logistiek Team, Erasmus MC, 16 juni 2023. Statement cards, reconnect fase, Daan.
Pijnpunt logistiek team

Wat het logistiek team zo frusterend vind is het gebrek aan communicatie tussen het zorgpersoneel , waardoor ze meer dan drie keer per dag onnodig de dezelfde hulpmiddelen moeten vervoeren of moeten opsporen.

Ontwerprichtlijnen voor

Een efficiënter
retourproces

1. Taakgerichte flexibiliteit
Flexibiliteit mogelijk maken in het afhandelen van taken zodat het logistiek team in staat is om essentiële benodigdheden en materialen te leveren die afgestemd zijn op de unieke behoeften van elk afdeling binnen het Erasmus MC
2. Tijdsefficiëntie
Een efficiënte retourbeleid, zodat het zorgpersoneel snel verder kan gaan met hun andere taken!
3. Vindbaarheid en status van hulpmiddelen
Inzicht geven over de status en locatie van hulpmiddelen zodat er een actueel beeld van de beschikbaarheid!
4. Bevorderd vertrouwen
Het zorgpersoneel kan erop vertrouwen dat een geretourneerd hulpmiddel weer beschikbaar komt als ze deze nodig hebben.
5. Transparant proces
Duidelijk proces tussen de verschillende afdelingen, geen verwarring of verlenging van de uitleentermijnen meer!
Idee vormen

3 concepten

Concept 1: Kleurcode
Medische hulpmiddelen voorzien
van kleurcodes
Concept 2: Interactieve map
Een interactieve map die inzichtelijk maakt wat de status is van hulpmiddelen
Concept 3: Zelfservice
Een retourpunt inrichten als zelfservice plaats. Op deze plaats staat camera's die informatie winnen
Bekijk Concept Presentatie

TaskCare

Ontdek met TaksCare de kracht van efficiëntie en geoptimaliseerde retourflows
Uitwerken

Wireframes

Iteratie 1 - Low Fidelity
Leidende inzichten
  • Het handmatig achterhalen van gereserveerde en geretourneerde middelen wordt bemoeilijkt doordat er geen directe link is tussen de aanvraag- en retourstappen.(AEIOU observatie Erasmus MC CareCreators, 10 mei 2023) (Debriefing, CareCreators, 9 mei , 2023)
  • Er is een tekort aan communicatie en transparantie tussen verschillende afdelingen doordat ieder afdeling gefocust is op hun eigen taken en verantwoordelijkheden los van het impact dat het op de andere afdelingen heeft.
 (AEIOU observatie Erasmus MC, CareCreators, 5WHY’S Iteratie 1, Dayhana)
  • Zichtbaar dat er verschillende belanghebbende betrokken zijn bij het probleem. 
(Briefing, Create4Care, 25 april 2023. (AEIOU observatie Erasmus MC CareCreators, 10 mei 2023)
Gemaakte keuzes
  • De belangrijkste schermen voor: de logistiek medewerker, de medische technologie en de zorg medewerker uitgewerkt.
  • Voor de medische technologie is een hulpmiddelen database uitgewerkt.
  • Voor de zorg medewerker is een vernieuwd aanvraag formulier uitgewerkt.
  • Voor de logistiek medewerker is een routekaart, plattegrond en een overzicht van aanvragen uitgewerkt.
Iteratie 2 - Medium Fidelity
Leidende inzichten
  • Focus leggen op wat de concept in de basis is essentieel. (Roleplay test - prototype party analyse, CareCreators)
  • Te veel informatie op de schermen. Hierdoor vallen belangrijke elementen weg en is niet duidelijk wat van belang is en welke handelingen van de gebruiker verwacht werden. (Roleplay test - prototype party analyse, CareCreators)
  • Flows van aanvragen afhandelen en loop route staat heel erg los van elkaar wat voor verwarring zorgt. (Roleplay test - prototype party analyse, CareCreators)
  • Het is belangrijk rekening te houden met desinfectie in de werkwijze van de logistiek medewerker. (Roleplay test - prototype party analyse, CareCreators)
Gemaakte keuzes
  • Keuze voor de interface te focussen op de taken van een logistiek medewerker.
  • Informatie (notificaties en looproutes) opgedeeld in meerdere schermen
  • Overzicht aanvragen is te zien in combinatie met de routekaart om dit één geheel te laten zijn
  • Hygiëne maatregelen toegevoegd: Button voor markeren dat hulpmiddel schoongemaakt is.
Iteratie 3 - Hi Fidelity & Prototype
Leidende inzichten
  • Focus leggen op het naar voren brengen van de taken van de logistiek medewerker (Test logistiek medewerker, Erasmus MC)
  • De looproutes van de logistiek medewerkers worden naar eigen invulling bedacht, en dit houdt het ook menselijk. (Roleplay test - prototype party analyse, CareCreators & Interview logistiek medewerker, Erasmus MC)
  • Het afronden van taken is belangrijk voor het goed doorlopen van de dagdienst, hierin is communicatie het belangrijkste. (Test logistiek medewerker, Erasmus MC)
Gemaakte keuzes
  • Keuze om de iconen groter te maken voor een verbetering van de gebruikerservaring.
  • Een bevestiging module toevoegen bij het afronden van taak, toevoegen van een taak of versturen van een bericht en een email.
  • Taak status en berichten box om de communicatie te bevorderen.
  • Toevoegen van een QR code.
  • Het visualiseren van ophaal en aflever locatie op de kaart.
Iteratie 4 - TaskCare final & Design system
Leidende inzichten
  • Een geautomatiseerd systeem dat in staat is om de data efficiënt te verzamelen, verwerken en de relevante data te extraheren. (Debriefing, CareCreators doelstelling 25 april 2023)
  • Inzicht kaart 5: Er is een tekort aan communicatie en transparantie tussen verschillende afdelingen doordat ieder afdeling gefocust is op hun eigen taken en verantwoordelijkheden los van het impact dat het op de andere afdelingen heeft. (5 WHY’S Iteratie 1, Dayhana, 2, mei 2023), (AEIOU observatie Erasmus MC CareCreators, 10 mei 2023)
  • Vindbaarheid en herkenning van knoppen was een uitdaging wegens het gebrek aan tooltips. ( Usability test TaskCare,  CareCreators, 16 juni 2023)
Gemaakte keuzes
  • TaskCare moet eenvoudig en kost-effectief aangepast en ingezet kunnen worden voor alle afdelingen.
  • TaskCare ontwerpen met Design system basis
  • Toevoegen van naamgeving naast knoppen inplaats van alleen pictogrammen
Testen

Hypotheses bevestigen of weerleggen

Prototype party, CMD, Hogeschool Rotterdam wijnhaven
Inzicht
Schermen zijn te druk en er staat veel tekst op. Het concept is nog geen totaal plaatje, we moesten ons beter focussen op één doelgroep. Focus op wat het concept in de basis is
Prototype party, CMD, Hogeschool Rotterdam wijnhaven
Inzicht
Looproute automatisch aanmaken is overbodig omdat dit weinig tot niet gebruikt zal worden en dit neemt de autonomie van de gebruiker weg
Usability test, logistiek team, Erasmus MC
Inzicht
Iconen zijn te klein en missen teskt waardoor gebruiker moeite heeft met functies vinden. De gebruiker wilde zelf kiezen met wie hij contact op nam in de communicatie tools van het prototype. De plattegrond van het prototype zal een ervaren logistiek medewerker niet nodig hebben.
Het eindproduct

Een geoptimaliseerd en efficiënter retourbeleid

Functie 1
Traceren van hulpmiddelen
Bij de 48 retourpunten worden camera’s opgehangen. Door middel van QR-codes op de hulpmiddelen kunnen de camera’s deze lokaliseren, dit maakt het mogelijk om de locatie van de middelen te traceren zodra ze bij een retourpunt worden geplaatst. Dit maakt dat het retourneren van een hulpmiddel een automatische handeling wordt. Hiermee is de zorg medewerker ontlast van de handeling van het invullen van een retourformulier. Als een zorg medewerker een defect hulpmiddel heeft kan hij dit als feedback doorgeven door een defect QR code op het hulpmiddel te plakken. Het systeem kan dan detecteren en markeren dat deze gerepareerd dient te worden.
Naar 3d visualisatie
Functie 2
Logistiek werker kan zien op welke retourpunten hulpmiddelen aanwezig zijn
Met behulp van een plattegrond krijgt de logistiek medewerker een overzicht van de retourpunten die er zijn in het ziekenhuis. Doordat hulpmiddel getraceerd worden door de camera kan de medewerker per retourpunt zien welke hulpmiddelen aanwezig zijn.
Functie 3
Ondersteunen in de routebepaling
De kaart van de applicatie ondersteund de logistiek medewerken ook in het bepalen van zijn route, hij kan zien naar welke locatie hij een hulpmiddel moet brengen, zo kan hij zelf zijn route bepalen.
Functie 4
Logistiek werker heeft overzicht van al zijn taken
In de applicatie staan per dag de taken voor het ophalen en retourneren van hulpmiddelen die de logistiek medewerker uit moet voeren. De takenlijst van de logistiek medewerker wordt digitaal en real-life ge-update. Bij wijziging van taken hoeven er dan ook geen telefoontjes meer gepleegd te worden,
Functie 5
Afronden van taken
Zodra een taak afgerond is kan de logistiek medewerker deze afronden zodat alle betrokkenen weten dat de taak uitgevoerd is.
Functie 6
Notificatie bij wijziging van taken
Op het moment dat er een nieuwe aanvraag is, een spoed aanvraag is of een wijziging van taken ontvangt de logistiek medewerker een melding.
Functie 7
Korte communicatie lijnen
Logistiek medewerkers kunnen als dit nodig is met alle afdelingen communiceren door het toevoegen van commentaren aan specifieke taken.
Functie 8
kan eenvoudig en kost-effectief aangepast worden
TaskCare kan eenvoudig en kost-effectief aangepast worden aan de takenlijsten van ieder afdelingen omdat we het als lego blokken hebben ontworpen. Eenmaal opgebouwd en ingezet bij de specifieke alle afdeling zorgt TaskCare ervoor dat ze eenvoudiger met elkaar kunnen communiceren en samenwerken.
Testemonials
Wat vind het personeel?
Soms zijn hulpmiddelen ineens weg voordat ik daar ben, nu kan ik het zien dat ze nog er zijn.
👷‍♂️️
Logistiek medewerker
Tijdens het testen van TaskCare
Het is fijn dat ik direct opmerkingen kan sturen naar de secretaresse van de zorgafdeling als een hulpmiddel bijvoorbeeld niet schoongemaakt is.
👷‍♂️️
Logistiek medewerker
Tijdens het testen van TaskCare
Voor nieuwe werknemers kan de kaart goed werken in het leren van de route
👷‍♂️️
Coördinator logistiek
Tijdens het testen van TaskCare
Aanbevelingen
Adviezen van Team Care creators
Door de data van het gebruik van hulpmiddelen efficiënt te verzamelen, verwerken en de relevante data te extraheren kunnen alle afdelingen Erasmus MC breed datagedreven beslissingen nemen.
📏️
Meten is weten
Volgen van hulpmiddelen op specifieke Retour-hubs met behulp van QR-code en QR-code camera scanners.
In de gewenste toekomstige situatie zien we alle Erasmus MC afdelingen als één werken. Om communicatiesilo's tussen afdelingen te voorkomen adviseren wij één systeem waarbij alle afdelingen eenvoudiger met elkaar kunnen communiceren en samenwerken.
🤍
Éen systeem, éen Erasmus MC
Gedigitaliseerd Erasmus MC, door het digitale ecosysteem te bouwen met Design system TaskCare
In de toekomst zien we een ErasmusMc waar alle afdelingen bijdragen aan de financiering van de TaskCare.

Door financiële verantwoordelijkheid te delen, verbeteren we de communicatie en samenwerking tussen afdelingen.
🤝
Een steentje bijdragen
Gedeelde kosten voor de ontwikkeling van TaskCare, eigenaarschap voor alle afdelingen binnen het Erasmus MC
Nieuwsgierig geworden?
Test het nu zelf
Naar testomgeving
Of bekijk onze eindpresentatie
Naar eindpresentatie
Copyright © 2023 | CareCreators